Veel mensen kennen het woord notulist en notuleren, maar wat een notulist nu precies doet is in de meeste gevallen nog niet helemaal duidelijk. Een notulist kan in veel verschillende situaties ingezet worden. Veelal worden notulisten in het bedrijfsleven ingezet om een duidelijke en geordende samenvatting te schrijven over een bepaalde vergadering.
Voor een notulist is het dus belangrijk dat deze goed kan luisteren en de belangrijkste onderdelen tijdens bijvoorbeeld een bijeenkomst of vergadering eruit kan kan halen en dit vervolgens in duidelijke begrijpelijke taal kan opschrijven. Dit is niet altijd even gemakkelijk, omdat er in vergaringen vaak door elkaar heen gepraat wordt of afweken wordt van de agendapunten. Daarom is het dus belangrijk dat een notulist ook goed kan anticiperen op ongeplande zaken.
Wanneer de vergadering is geëindigd moet de notulist alle notulen, dus de besproken onderdelen tijdens de vergadering, kort en bondig samenvatten. De notulist moet dus ook goed kunnen verwoorden wat er in grote- en hoofdlijnen is besproken binnen de vergadering.
Tijdens een cursus leert de deelnemer dus hoe hij of zij het beste alle bovengenoemde zaken kan uitvoeren. Dus hoe bepaalt u de hoofdpunten in de vergadering en hoe schrijft u deze vervolgens snel op? Hoe bespreekt u helder en duidelijk de hoofdpunten van de vergadering? Daarnaast worden bij een cursus notuleren natuurlijk nog veel meer zaken behandeld.
Notuleren is erg belangrijk. Vooral om er voor te zorgen dat alle deelnemers duidelijk op een rijtje hebben wat er besproken is tijdens een bijeenkomst of vergadering.
Wanneer bijvoorbeeld een vergadering een week later, door iemand die deze heeft bijgewoond, moet worden verteld wat er allemaal is besproken tijdens de vergadering, dan zal een ieder die dit gevraagd wordt niet zomaar alle hoofdpunten terug kunnen halen. Het is daarom belangrijk dat het te zijner tijd op papier wordt gezet, zodat de zaken die besproken zijn niet vergeten worden.
Naast het feit dat de personen die er wel waren tijdens de vergadering op de hoogte zijn van de besproken onderwerpen tijdens de vergadering, moeten ook mensen die afwezig zijn hetzelfde informatieniveau behouden. Het is dus van belang dat de afwezigen de mogelijkheid krijgen de belangrijke punten van de vergadering door te kunnen lezen en te begrijpen. Zo kunnen ze in ieder geval op de hoogte blijven en loopt niemand achter qua informatieniveau.
Als laatste mogelijke pluspunt voor het bijhouden van notulen door een notulist, is het duidelijke overzicht van het verloop van een proces wat de notulen geven. Een proces (hetgeen besproken wordt in de vergadering) krijgt op deze manier duidelijkheid en transparantie. Ook is het, door de punten op papier te zetten, veel gemakkelijker om te bekijken waar iets fout gaat of waar iets verbeterd kan worden.
Een cursus tot notulist is tegenwoordig veel gemakkelijker te vinden en te beginnen dan dat dit vroeger het geval was. Er worden zowel thuiscursussen als cursussen op scholen of andere centra aangeboden. De opvatting over internet/thuiscursussen is tegenwoordig al iets, in de positieve zin, ontkracht gezien de opvatting over de kwaliteit. Er is dan ook vrijwel geen verschil meer te zien wat betreft kwaliteitsniveau. Wel is het per persoon afhankelijk waar de voorkeur naar uitgaat.
In de oude schoolbanken krijgt u bijvoorbeeld een les waar u direct met alle vragen en onduidelijkheden persoonlijk geholpen kunt worden. Dit kan ook op het internet, maar daar gaat het via de telefoon of email. Dit kan dus niet rechtstreeks en persoonlijk. Hoe dit gewaardeerd en als behulpzaam wordt bevonden, is wederom per persoon verschillend. Wel is het voor mensen die al een dergelijke baan naast de opleiding hebben vaak veel handiger om zelf hun studietijden/uren in te plannen en op hun eigen tempo en wijze de cursus door te lopen. Dit is op een school anders. Daar wordt namelijk een datum en tijdstip vastgesteld.
Bij opleidingsinstellingen zoals de LOI, NCIO en scheidegger worden vele notuleercursussen aangeboden en zelfs gehele opleidingen aangeboden. Soms duren opleidingen op deze websites even lang als een opleiding die je op de ‘normale’ wijze op school zou moeten volgen.
Bij deze onderwijsinstellingen kan ook de cursus notuleren gevolgd worden. De cursussen en complete diepgang hiervan verschillen overigens wel per onderwijsinstelling. Zo biedt het LOI bijvoorbeeld een cursus notuleren van 6 maanden aan, terwijl scheidegger een cursus notuleren van 1 maand aanbiedt.
U moet dus, alvorens u uzelf inschrijft voor een desbetreffende cursus, goed opletten waar deze cursus uiteindelijk voor dient. Gaat u een geaccrediteerd diploma of certificaat ontvangen waarmee u na de cursus iets kunt? Of is het slechts een training die voor uzelf dient als vaardigheid? Dit is belangrijk om te weten wanneer u het juist voor een baan wilt gaan gebruiken.
Als laatste is het belangrijk om recensies te lezen over verschillende cursussen. Maar het is ook belangrijk om over de opleidingsinstelling zelf meer informatie te lezen. Weeg de informatie natuurlijk wel redelijkerwijs af, zodat je een objectief oordeel in kunt nemen. Wanneer een onderwijsinstelling namelijk een slechte naam heeft vanwege voorgaande gebeurtenissen, dan kunt u beter oppassen met het kiezen van deze instelling (Tenzij de reputatie redelijkerwijs op deze manier niet meer aan de orde is).